好聚好散 離職請留下好名聲

（圖／取自網路）

你快要離職了，即將有一個嶄新的開始。這時候，你最緊要的任務不是清空你的座位，而是辦理「工作交接」。

說實話，要把自己做了三年五載或更長時間的事情，在一時半刻裡交代清楚，真的是一件繁瑣又累人的事。不過，換個角度想，如果你去到新公司，發現你的「前任」交接做得亂七八糟，要什麼沒什麼、同事客戶老闆一問（你）三不知，你肯定會開始「怨恨」對方。

更重要的是，世界很小，交接工作做得好，除了讓接你工作的人對你心存感謝，還會讓你的「前老闆」對你留下極好的印象：你沒有因為要離職而草草收尾，反而把工作交代得清清楚楚，努力到最後一刻，讓公司的業務盡可能不受到人事異動的影響，無縫接軌。

製作工作交接文件，永遠不嫌早

工作日積月累，內容愈來愈多元、複雜，如果你等到快要離職的時候，才開始做交接工作，勢必會做得又急、又趕、又累。因此，行有餘力的話，平時就可以開始整理自己的例行工作，以備不時之需。真要碰到轉職、升遷，必須交接工作時，不但會做得比較輕鬆，也可以描述得更完整、深入，顯現出你的專業程度。

1.例行工作文件化：

把你必須交接的事項，或者說是接任者必須知道的所有訊息，列出一張完整的清單。這張清單和人資招募人才時的「工作描述」（Job Description）不同，是要列出你每天、每周、每月和年度的工作細項、公司和上司對該職位的期待，以及完成這些職務所需具備的技能、成功訣竅。重點是要讓任何接手工作的人，都能立即上手。

2.依重要性排序：

列出清單之後，按照重要性、發生頻率、類型，將這些事項分門別類。

3.說明專案進度：

列出進行中及長短期的專案，解釋專案的來龍去脈、目標、資金、遭遇的問題和解決方案、開始和預期完成的時間，以及任何與專案相關的檔案等等。最好也列出合作同事的名單、聯絡資料和他們在專案所擔任的角色。

4.重要檔案清單：

製作一份詳盡的目錄，說明與工作相關的文件、檔案的存放位置，以及如何取得這些檔案。

5.詢問對象（Go-To Information）或聯絡人名單：

新人接手需要任何資訊時，可以問誰，同時也可以維繫既有關係，不會因為換了人而中斷，包括主管、部屬、客戶等等。

6.重要參考資訊：

包括網站、部落格、社群媒體等等。

7.庶務：

辦公用品哪裡拿；如何操作辦公室機器、電話、其他設備；網站帳戶的帳號密碼；會議室或抽屜鑰匙等等。

8.反覆檢查：

請同事幫忙你看看交接清單是否完備，避免有所遺漏。

交接始末，都要讓主管知情

製作好工作交接文件後，交由主管過目，請他透過e-mail回覆內容是否OK，並且清楚交代清單上的每一項工作應該要交接給哪位同事。

一經主管確認，你就可以把交接清單提供給接任者，建議透過e-mail寄送，同時轉寄給主管，確認所有交接工作都已經交代完成。不要太相信口頭上的交接或確認，最好都留下文字或e-mail紀錄，避免任何誤解或疏漏。

在轉寄給主管的交接報告中，應該涵蓋以下內容：
1. 交接工作清單；
2. 各個工作細項分別移交給誰；
3. 交接工作的完成日期；
4. 上未完成的活動或工作、特殊狀況；
5. 補充說明或提醒。

再做這兩件事，交接更順暢

相信很多人都有類似經驗，接手一份新工作，面對一大堆交接檔案、文件，看到就煩。如果有人可以口頭跟你說明，你有問題可以當場問，確實可以輕鬆很多。因此，如果時間允許，「離職的人」應該要有時間跟「接手的人」（不管是公司的新人或舊人）討論工作內容，提供對方一些指引及協助。

1.交接會議：

離職前一個禮拜，先備妥相關文件檔案，讓接替工作者有時間閱讀、消化。接著，召開一場交接會議，會議主題是讓繼任的同事了解他未來的職務與角色。也可以請接任者帶來一張「問題清單」，請教將要離職的同事。

別忘了，知會你的主管有這場會議，讓他知道你一直到離職前，都還很投入工作。當然，如果你不介意的話，也可以把你未來的聯絡資料留給公司或接替你工作的人，方便對方在有問題時還可以找得到人請教，這也可以讓你留下樂於助人的好印象。

2.工作見習體驗（job shadowing）：

前提是你在離職前，公司已經找好了接替你的人。這時，你可以帶著接手新工作的員工，一起工作一段時間，帶著對方認識同事、合作窗口、了解工作環境。

到了見習晚期，兩人的工作還應該要「對調」，由新員工接任工作，你（將離職者）只扮演顧問的角色，為新人可能遇到的問題提供解答。

不要以為離開一家公司或離開一份職務，就代表「關係」的結束。收尾做得漂亮，做好工作交接，不但可以在你的舊東家、老上司、好同事心中留下好印象，說不定這份好名聲還會一直跟隨著你，為你的職涯發展帶來正面的影響。

【101創業大小事／整理報導】

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