告別龜速，５步行動戰勝拖延

（圖／取自網路）

1兆美元。這是長期研究「動機與拖延」領域的加拿大卡爾加里大學商學院教授皮爾斯‧史迪爾（Piers Steel），推算出美國企業因員工拖延而導致的一年損失。

他是如何計算的？先看下列幾個重要數字：
1. 美國的總勞動人口約為1.3億人
2. 勞動人口的平均年薪4萬美元
3. 每人每年工作總時數約為1,703小時
4. 平均每天工作8小時，其中拖延的時間超過2小時，佔四分之一

「每天工作拖延超過2小時」，是根據美國America Online和Salary.Com針對1萬多人的工作習慣進行調查所得到的結果。根據以上線索，可推算出下列數字：

4萬美元（平均年薪）÷1,703小時（每人每年工作總時數）＝23.49美元（每人每小時產值）
1,703小時（每人每年工作總時數）÷4（拖延時間佔工時四分之一）＝425小時（每人每年拖延的時間）
23.49美元×425小時＝9,983美元（每人每年因為拖延讓企業受到的損失）
9,983美元×1.3億勞動人口＝1兆2,978億美元（美國企業一年受到拖延的總損失）

史迪爾分析，容易導致拖延的主因有4個：

● 對自己成功的能力缺乏自信，恐懼失敗
● 對被指派的工作和任務反感，產生逃避念頭

● 目標太遙遠，缺乏真實感或意義

● 個人意志力薄弱，難以自我約束，容易衝動和分心

帶領團隊擺脫龜速的5步行動

美國作家馬克‧吐溫（Mark Twain）說：「勇敢是反抗恐懼、戰勝恐懼，而不是毫無恐懼。」不想被拖延擊敗，逃避並非最好的方法，而是勇敢地去戰勝它。

假使你帶領的部屬當中就有這樣的拖延鬼，參考《別拖延了，討厭的工作就這樣做》一書提供的幾項行動祕訣，為你的團隊帶來新年新氣象。

1. 先做工作中最討厭的部份

被指派到不喜歡的工作時，拖拖拉拉是人們共同的特性，然而職場上難免遭遇一些乏味、討厭卻又不得不完成的工作。當你發現部屬正在拖延某項工作，遲遲不願著手進行時，也許是因為不喜歡工作中的某一部份。

例如：不知道該如何向客戶開口要求漲價；或是對於寫英文信給國外客戶缺乏信心。試圖找出他們拖延的原因，設法協助他們先處理工作中最討厭的部份。告訴他們：「不管有多討厭這項工作，都毫無選擇，必須完成。因此，與其拖延而焦慮煩惱，還不如立刻動手完成它。」

2. 把工作分割為數個小步驟

之所以遲遲不想動工，是因為覺得目標太大或太抽象，難以著手展開第一步？面對複雜的工作，不妨先教導部屬設定最小目標，或是在較大目標中，把工作分割成幾個小單位，用便利貼記下完成工作的行動步驟，每完成一個小單位，就撕掉一張便利貼，要求他們在有限時間內完成。

例如大目標是「為下個月的年度會議，編好公司明年的預算」，這項工作可細分為幾個小單位：找出去年編列的預算、更新預算分類、預估每項分類的收支、在週五會議上和主管討論等等，逐一細分成可行動的步驟。

3. 瑞士乳酪時間管理法

《掌握你的時間與生命》作者亞倫‧蘭凱（Alan Lakein）提出「瑞士乳酪時間管理法」，把零碎時間比喻為乳酪上很多的小孔。

當部屬開始拖延時，可以練習先在大任務上「戳洞」，利用每個5分鐘、10分鐘的空檔完成部份工作，不必非得有一大段空檔時，才正式啟動工作。這種「不斷有進度」的良好感覺，會讓你的大腦釋放化學物質，帶來激勵和引發更大的動力。

4. 善用工作清單，保持思路清晰

當你察覺某些部屬工作效率特別差時，很可能與他們沒有養成良好的工作習慣有關。例如：不懂得自我安排工作計劃，或是建立工作清單，隨時盤點工作進度。

要解決這個問題，可準備一本便於隨身攜帶的筆記本，把所有瑣碎工作、或客戶聯絡電話全部記錄在上面，並在每一頁上方註明日期，這樣有助於整理思路，知道自己什麼時候該做什麼事。如果當天的工作清單未完成，記得在未完成的步驟上做標記；或是決定放棄某件事，也要在旁邊註明「忽略，不重要」，日後翻閱記事本時，才不會搞不清楚那項工作是否已完成。

5. 鼓勵部屬自我獎勵

完成工作後給自己一點獎勵，的確能有效戰勝拖延。當部屬面對畏懼的工作而踟躕不前時，不妨鼓勵他們在心中設定一個完成後的自我獎勵，讓他們覺得工作時更有目標和樂趣——找一個自己真正喜歡的事物，例如看一部新上檔的電影或欣賞一場音樂會；一整個晚上腦袋放空；睡到自然醒；和許久不見的好友相約喝咖啡或打球等等。自我督促努力在期限內完成工作，然後輕鬆地、毫無愧疚地享受自我獎勵。

【101創業大小事／整理報導】

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