職場溝通最怕讓人有聽沒有懂！練習４步驟，一開口就有重點

(圖/取自網路)

職場上的表達與一般生活上的表達不太一樣，職場上的表達目的性較強，關鍵在於「想影響對方做決策，或是讓對方知道自己的難處在哪」。職場上，時間就是金錢，因此「表達」的效率很重要，掌握四個原則，讓溝通更順暢，就不會發生雞同鴨講的窘況。

一、確定問題
第一個原則一定是「搞清楚問題是什麼」。問題點，要想得很清楚，在自己都還搞不懂問題之前，不要急著表示意見。問題，通常是雙方甚至整個團隊都很在意的事情，如果可以的話，請盡量做到「一句話講完」。一個好的問題，不會帶情緒字眼、不帶形容詞；一定是主詞、動詞，還有受詞清楚講完就好，甚至連程度的詞彙都不會出現。

二、釐清狀況
第二個原則是「釐清」我怎麼看這件事、我的判斷是什麼、我怎麼分析這個問題。根據職場觀察，建議可以從從四個角度切入，這個問題相關的「人是什麼？」、「錢是什麼？」、「時間是什麼？」，以及「資源有哪些」。

三、提出建議
分析，是為了提出建議、看法方針，所以第三個原則一定是「我建議可以怎麼做」。提出建議，不能只是直接告訴對方：「這麼做就可以了。」一定要先給他一個好的願景、想法。

所以，我建議先講：「我預計怎麼做，而它會帶來什麼樣的好處，」重點是陳述者至少要能夠講出三個好處才較為理想。更重要的是，這三個好處一定是為對方設想，而非考量個人利弊──「它可以帶給對方什麼好處」，如果對方感受不到好處，他就無法繼續溝通，所以談話中要提醒對方可以得到的好處是什麼。

很多人都以為職場上必須談「團隊好處是什麼」、「團隊利基有哪些」，然而當對方深陷情緒卻需要溝通時，一定要先以對方為考量。所以，這時候我會建議說清楚、講明白：「我們可以怎麼做」，或是「我打算這麼做」，接著說「這對你至少可以帶來三個好處」。

(圖/取自網路)

四、事情講明白
第四個原則就是「把事情講得很清楚明白」。所謂的清楚明白，指的是可以把人、事、時、地、物講得很清楚。

例如我們的討論與決議，會與「哪些人」及「哪些事情」有關，「是否時間有限」、「地點會是在什麼地方」、「如果是其他單位辦活動，有沒有考慮到活動備案」，再來「需要哪些物品」；「物品」就是剛剛前面所提到的資源部分，「我們可不可以自行提供資源或要請對方或第三方來支援」。

總結上述所說，成功的表達與溝通，建議掌握這四個原則：第一個就是「問題到底是什麼？」然後「你怎麼看這件事？你的分析是什麼？」再來「你提出來的見解、建議是什麼？」最後就是「清楚明白地表達出來」。

職場上常見的例子是，通常主管會詢問職員「你有什麼看法？」「你有什麼感受或是想法？」請記得主管詢問問題，並不是真的問你有什麼看法，而是問你怎麼去做這件事，就像前面提到的那四個原則，這時候你一定要很清楚地知道問題是什麼。

例如，長官問說：「下一季的季目標要設定在哪裡，你有什麼看法？」這時候你可能會有疑慮：「這個KPI到底是要老闆設定，還是我來決定？」其實，回應時要先站在對方角度想，我們必須要先思考：「老闆對我的KPI設定的考量？」

所以，思考過程是：「我們下一季的目標可以設定在什麼程度」，再來開始分析「為什麼要設定此目標？」接著思考，「如此目標對公司、對長官、對個人會帶來什麼好處？」請一定要記得至少提出三點（對老闆可以交代的三個好處），最後，便是在此提案的人、事、時、地、物等相關線索描述的清楚又明白。

最後，再提供一個小秘訣，職場上，很多時候，當長官為我們設定目標的KPI不見得是我們可以達到的，此時，我們在「帶來的好處」部分可以再深入進去一些，就是「雖然可以帶來這樣的好處，可是會有什麼樣的限制」，但是表達順序上，還是需要先講好處，再講限制，當這樣的切入後，對上的表達就能很快的達到重點，未來職場上與長官的關係將會日見融洽，甚至讓長官成為您職場上的貴人。

 
周鉦翔簡介：
國內唯一具有臨床心理學博士學位的企業講師。從專業知識出發，輔以15年心理諮詢與5年企業內訓講師經驗，親自給予學員指導。時而睿智理性，時而魅力感性，加上熱情活力的講授影響力，穿透並串聯學員學習欲望，同時引發熱忱與投入，提高學習績效。周老師的課程相當淺顯易懂，以PBL為基礎，大量運用Q&A手法，重視小組討論互動及實戰技巧演練，引發學員反思、自省，同時整合既有專業知識，啟發學習新知，課後留下深刻印象，可直接於職場上應用。

資訊來源：人才培訓網

【101創業大小事／整理報導】

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