創業必須具備的財務管理能力

2013-06-23

良好的財務管理能力是企業為持續達成財務績效獲利目標所必須具備的條件。相信是每一位創業朋友都必須具備的能力。因為無論您所經營的產業和技術為何，企業要生存就必須要能獲利，而且還要追求獲利成長，以達永續經營之最高目標。因此培養財務管理力，是非常關鍵的。

談到財務管理，可能會想到幾個面向：如：財務資金面、會計帳務面、報稅節稅面。事實上，這三方面須達成不同的效益，相對的、缺乏正確有效的財務及稅務會計資訊，就往往只能憑經驗判斷做決策，很可能有損於與客戶、供應商、政府（國稅局）員工與股東的關係，甚至造成資金流量周轉困難的財務風險。

因此，如何控管這些風險？相信這對於創業者而言是需要了解的課題。當然這也是很大的課題。因此筆者在這篇文章中僅先針對財務風險的管理引導出一些觀念，並舉一實例，使創業階段能有正確觀念作起步。

有哪些財務風險呢？例如：
．應收帳款變呆帳，客戶倒閉
．存貨賣不出去或售價低於成本
．員工舞弊、管理階層舞弊
．供應商倒閉、無貨源或保證金，訂金被倒或供應商不再賒帳
．外幣匯率風險
．銀行貸款及利息還不出來，票據到期無法兌現
．發不出薪水
．帳上有賺錢要繳稅、實際上卻資金吃緊

做好財務風險管理以避免資產價值減損，最重要第一步就是回歸作業流程基本面。以下針對財務風險控管舉實際個案。

一家經營二十多年的公司，做了將近二十年的會計離開。

新接手的會計，學之前會計的作業方式，學習了三個月。接續前手的作法，尚未能完整吸收，又沒有建構一套系統。因此非常辛苦。似乎需要再請一位會計。老闆認為：我之前一位會計，能處理所有事情，現在卻要二位會計還這麼多問題？

客戶找了我們，我們發現許多問題。例如：
．代收代付款並未紀錄
．每張獨立的表單與彙總的報表核對，經常發現差異
．業務經常需要和會計就每張表單解釋其內容細節
．收款期限付款期限未明確規定原則和執行追蹤辦法，以至於經常在核對是否收款付款等
．表單之編碼和排列順序並無一致性作法
．業務及其他部門的單據通常是習慣性丟擲到會計部的資料盒中或是主辦會計的桌上，以致於會計經常要整理文件、表單、報表等等
．五個業務可能對同一客戶有五種表達方式。如：同一客戶有三個名稱
．不同的折讓對象及金額內含於報價中，不明確究竟是銷貨折讓還是業務員獎金？折讓金額由誰負擔？
．業務報價中忽略稅的因素
．缺乏出納和會計功能，全由一人包辦。無任何勾稽功能。
．出納的資訊若要傳達給會計，常是手寫在業務表單上，不易辨識

結果是：
　１、收帳款有2/3已逾期未收或是未沖帳。其餘額明細不清楚。
　２、會計始終被廠商催促要付款，因此急於作付款，造成付款快、收款慢的現象。
　３、會計習慣性挨罵及加班，造成會計人員之負面思想心存抱怨，工作效率不彰。

其實整體而言就是缺乏會計制度。很多企業主的觀念以為是要具備相當規模甚至要公開發行的企業才需要會計制度。其實不然。

筆者的看法是：
　收款－不是單問會計、也不是單問業務；而是問收款流程作業
　收入－不是單問業務、也不是單問行銷；而是組織內每一個人
　成長－不是單問成本控管、也不是問有無繼續投資；是成本節省不對嗎？是投資不好嗎？都不是。而是成長的機制在哪裡？

否則，只會陷入一直在找問題和原因，很努力要解決問題卻看不出果效的循環中。您可能會想：在管理上不是應該要有責任歸屬嗎？是的。不過在我的經驗裡，重要的是，先願意花時間在基本作業流程上，建構一套制度。

財務控管的第一階段是釐清目前每一個作業步驟順序使用的表單等等，然後真的要將其一一定義清楚，標準化名詞、表單、格式、各項作業等等。例如，業務相關流程就包括：業務提供給客戶的單據上需要註明的項目內容就要註明清楚。包含匯款後回傳給業務部（否則、出納看到存摺出現的匯入款怎麼查呢？）以上述個案而言有幾點結論：
　１、各項報表重新檢視內容欄位細項及名稱標準化
　２、建立會計制度
　３、會計財務人開放心胸，具備主動溝通力
　４、思考整個流程而非單一事件，具主導流程的能力

祝福各位創業的朋友以平常心看待每件事，業績固然重要，不過未來的路還長，靜下心來，花點心思建構內部制度、充分溝通、培養人才。使團隊能同心合意，凝聚共識，才是最寶貴的資產，也是長期穩定獲利的來源。

作者：劉郁純