10款提升工作效率的App(下)

（圖／取自網路）

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6. 要有人監督和提醒你的工作進度

當你必須完成一項任務時，卻心神懶散沒有動機去做，怎麼辦呢？這時你的助理或是主管就必須擔負起提醒或監督你的責任。如果你是主管，必須每週和你的助理開會，確認你已經完成了多少任務，助理必須隨時跟蹤主管完成任務的進度。主管在特定時間內完成特定任務也必須讓助理知道。

如果你是員工，那主管定期檢視你的工作進度更是應該的。同事正面的壓力將使工作更有效率。

7. 不需隨時盯著電子郵件

90%的電子郵件都是垃圾郵件，或者有些公司信件也多是副本收件，不是特別緊急，只要上班時間回覆即可，所以沒有必要隨時緊盯著電子郵件。通常一天只收查3次電子郵件：上午、下午和晚上，但真正回信是晚上時間，上午和下午只是確認電子郵件中是否有緊急事件需要處理，並刪除一些垃圾郵件

美國加州大學的一項研究也發現，那些不常檢查電子郵件的人工作更有效率，而心理上的壓力也比較輕。

8. 確認你的時間是花在企業成長上

使用Google Doc軟件以及顏色編碼系統，協助他清楚了解哪段時間做了哪些事，例如：紅色代表例行工作事務；綠色代表與企業成長相關的策略。每週的目標就是讓綠色的編碼多於紅色的編碼。

【輔助App】Google文件（Google Doc）是一款線上文書處理軟件，透過它用戶能夠線上建立和編輯文件，並與其它用戶即時協作。

9. 先處理簡單重要的事，再做困難重要的事

在一天的開始先處理簡單重要的事，因為它們可以快速被解決。困難重要的事需多花點時間思考與運籌帷幄，所以就擺在簡單重要的事之後處理。有時候在處理完一件容易的事情之後，再回過頭看看困難重要的事時，會有多一點想法。

斯坦福大學社會學家福格（BJ Fogg）的研究顯示，通過小任務的完成，能大大提升一個人繼續做下去的動機。其他的研究也表明，小小的勝利將點燃快樂、參與感和創造力。

10. 以日記開啟一天

每天早上的工作是從寫日記開始。每天寫下一頁關於你自己的更大目標、一天的目標以及對目標的感受。

可以寫下如何實現這些目標的方法；或者達成目標的信心水平。基本上，在這時候你能為自己打氣。有時候你也可以藉此找出任何阻撓完成目標的絆腳石。但是，千物別在日記上寫流水帳，而是以一種純粹的思維模式體現。假如靈機一動突然有新點子出現，也可以把它記下。

寫日記是一個將心靈沈澱純淨的過程，可以讓你更專注，每天都過著完美的一天。一篇學術論文顯示，多數人無法達到目標是因為他們無法控制自己的情緒，但是通過另一種情境來反思我們已經做的事，卻可大幅度增加目標達成率。

【101創業大小事／整理報導】

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