10款提升工作效率的App(上)

（圖／取自網路）

為了提高工作效率，曾經開車時看簡訊嗎？停紅綠燈還在查收電子郵件嗎？如果是這樣，你真得好好思索在新的一年徹底改掉這些壞習慣了。其實，一些有效率的工作方法是可以慢慢養成，還能真正做到事半功倍的效果，所以不要再讓以上危險的壞習慣成為提高工作效率的藉口。

1. 將一天分割成許多的15分鐘

每天要處理的雜事很多，我們常被這些瑣事搞得心情很差，讓工作無法專一。當一個時段只做一件事時，工作效率會變得很好。

研究發現，工作無法專注會降低40%的工作效率。一些研究也提到，人能專心的時間並不長，約15－25分鐘。因此，如果將工作時間切割成以15分鐘（或25分鐘）為單位，在這段期間內不受到其他事情干擾，專心完成一件任務，做完再休息，這樣工作效率就能提高。

【方法】一週的開始先做好工作計畫，並清楚了解自己本週將完成的任務是什麼。然後，將每個任務分到以15分鐘為單位的時間段，設定務實、可執行的完成期限，但是不能刻意浪費時間。

【輔助App】TimeDoctor是一款協助用戶做好時間管理的應用程序，它可以精確追踪每人每天工作中的每個任務，並協助管理個人工作以提高生產力。

2. 真誠的態度，千萬不要浮誇不實

一項最新的研究顯示，重承諾的人是受到尊重的。誠信地完成有質量的工作有助於和團隊間建立深厚、信任的關係，同時還能減輕個人的心理壓力。研究也表明，能掌控個人工作進度與行程者，其心理疲勞也相對減少。

【方法】

1.多25%的時間給預計完成任務

2.因為很多工作需要協同完成，所以要有可能會延遲的心理準備

3.為了將事情做成，很可能需要參與所有與協作相關的任務

4.相信直覺：如果認為自己管太多時，試試放手一下。

當時間快到任務還沒完成時，不能給自己任何藉口拖延或是感到壓力，此刻心要定，迅速回顧整件事，想想看可以如何改進，爭取最後成功完成的機會。

【輔助App】iDoneThis每天會自動發送郵件，團隊裏每個人的工作任務和進度都一目瞭然。用戶能自行發布已完成的內容，團隊成員可以跟評，有助於做好後續的工作。

3. 待辦事項清單（To-Do Lists）擺一邊，行程表才是工作效率提升的王道

一天工作之始起於截止期限（下午5:30），怎麼說呢？先將代辦事項優先順序化，然後給予合適的時間完成這些任務，最後，將這些工作一一擺入一天的工作行程裏。

工作時，只要和工作沒有直接相關的瑣事，就不予理會，甚至也不會接毫無關聯的電話，就是全心專注在工作上。這樣你能做出很多具生產力的決策。

時間表會強迫你面對「還有多少時間」以及「你已完成多少事」的現實。特定時段完成特定任務，讓你不再有耽擱延誤的藉口；特定時段裏，你不會猶豫不決，而是必須在規定的時間內完成任務，因為你已經做出了決定。

4. 設定明確的目標並不停地提醒團隊

研究發現，哪怕只是細微的目標提醒，都能讓員工做出為達到目標的決定的努力。白宮橢圓形辦公室（Oval Office）以及麗思卡爾頓酒店（Ritz Carlton）每天的會議中都會向他們的團隊談論到工作目標。

設定總目標，並將總目標向下分為5個可季度實現的次目標。將這5個小目標寫在索引卡（Index Card）上，一張隨身攜帶，另一張貼在電腦前面。當你發現工作分心時，請再度檢視他的季度目標卡，並反問自己：是否目前做的事與目標達成有關？

如果沒有直接相關，請繼續著手，但記得在例會上，對團隊重申這些目標，讓大家知道他們是否在對的方向前行，或是需要哪些改變以達到目標。

【輔助App】用戶可以透過Google Keep建立記事本、備忘錄，並與他人分享與協作。Google Keep還會將記事和備忘錄同步到 Google，讓用戶以及共用的對象（如：秘書或是助理）隨時隨地在 Android 手機、平板電腦和 Android 穿戴裝置上，透過 Chrome和網絡查看、更新並存取記事。

5. 讓便條貼提醒你

每晚計畫隔日必須執行的最重要5件事，界定須優先處理重要事的原則是：緊急與否以及投資報酬率（Return On Investment，ROI）。

將這些必須優先處理的事寫在便條貼上，並將它們貼在電腦螢幕的左上方。除非這件事做完，否則就不會上床睡覺。

在早上處理優先事情，即使沒有播放音樂，請記得戴上耳機，因為這樣做其他人就不會打斷你工作。

有研究表示，環境對決策過程起到巨大的作用。而這些貼在電腦前的便條貼，就創造了讓你在工作時能保持專注的環境。

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